מניעת מעילות

כיצד בצעדים פשוטים ובכל ארגון ניתן לייצר פלטפורמה איתנה לצמצום ומניעת סיכוני מעילות, במאמר מפורטים צעדים אשר יביאו לגילוי מוקדם ומניעת מעילות, לצורך יצירת מניעה אפקטיבית יש לנקוט בצעדים המפורטים להלן באופן שיטתי:

1. סקר סיכוני הונאות ומעילות:

ביצוע סקרים שוטפים בתחום הונאות ומעילות במטרה לאתר נקודות תורפה וחולשה שעשויות להוות כר פורה למעילות ואי סדרים. למרבה הצער, בארגונים רבים בהם לא מבוצעים סקרים מסוג זה ההנחה הרווחת היא כי מנהליו הבכירים של הארגון מכירים את פעילותו על בוריה, ולכן אין בסקר המבוצע ע"י מומחה חיצוני שאינו מכיר את הארגון כדי לאתר סיכונים אשר לא ידועים לצוות ההנהלה. פרשנות כזו הינה שגויה מיסודה, שכן העסקת מומחה בתחום מניעת הונאות ומעילות משולה להעסקת עו"ד לשם קבלת ייעוץ לצורך מניעת חשיפה משפטית.

2. הגדרת משרות רגישות:

במסגרת סקר סיכוני מעילות יש לבצע מיפוי לכלל משרות הארגון לצורך דירוג החשיפה הקיימת בהם לסיכוני מעילה, זאת על סמך היקף ההרשאות לביצוע פעולות, חתימות, אישורים וחשיפה למידע רגיש. לאחר דירוג המשרות הרגישות יש להתאים הליך בקרה ומהימנות תקופתי מתאים, לדוגמא: מנגנון בקרה שאומץ בעקבות המעילה בבנק למסחר הוא חופשה רציפה כפויה או לחילופין בדיקת פוליגרף תקופתית או רוטציה בין תפקידים מסוימים.

3. מינוי אחראי על איתור ומניעת הונאות ומעילות:

בארגונים רבים האחריות לטיפול בתלונות בתחום ההונאות והמעילות מפוזרת בין בעלי תפקידים שונים. ככל שנרצה לעסוק במניעה ולא בחקירה שלאחר מעשה וניסיון צמצום הנזק, יש להקפיד כי האחריות על תחום מניעת הונאות ומעילות לא תהא אחריות נלוות וראוי למנות נושא משרה ייעודי לתחום זה אשר יהא אחראי על נקיטת פעולות בקרה למניעת הונאות ומעילות, חשיפתן וחקירתן.

4. מהימנות עובדים:

בעבר נהגו מעסיקים רבים לבקש גיליון הרשעות ממועמדים לעבודה, מה שכונה בעבר תעודת יושר. אי קיומן של הרשעות בפלילים או הרשעה בעבירות מעילה אין בהן כדי ללמד על כך שהמועמד לא היה מעורב באירועי מעילה במקומות עבודה קודמים, הגם שכיום חל איסור על קבלת גיליון הרשעות בפלילים ממועמד לעבודה. בחברות רבות טרם מיושמים הליכי בדיקות מהימנות במסגרת גיוס עובדים, הליכי מהימנות כאמור המבוצעים ע"י בדיקות ייחודיות אשר נועדו לבחון את מידת מסוכנות המועמד על סמך עברו והתנהלותו ובהתאם לחשיפה הקיימת בתפקיד אליו מיועד.

5. הדרכות נהלים ומניעת מעילות:

הדרכות נמצאו ככלי פשוט, זמין ויעיל לצורך יצירת הרתעה והטמעת תרבות ארגונית בנושאים שונים, יש להקפיד להעביר הדרכות הן ברמת עובדי הקו והן ברמת המנהלים. יש לבצע הדרכות תקופתיות למנהלים לאיתור חריגים, אנומליות והגברת ערנות כלפי העובדים.

6. איתור חריגים:

בפרשת אתי אלון מהבנק למסחר, האחרונה נהגה לא לצאת לחופשות ועבדה שעות מרובות, בפרשת המעילה בחברת התקשרות yes מנהלת חשבונות שכירה בעלת שכר ממוצע נהגה בג'יפ יוקרתי, מעילה בחברה מסחרית אחרת בוצעה לאחר שהעובד המועל ביקש ב-3 הזדמנויות שונות הלוואות במחלקת משאבי אנוש במהלך אותה שנה. להלן מספר דוגמאות לנורות אדומות:

1. עובד שמקפיד לא לצאת לחופשות ועובד בשעות לא סבירות ומאוחרות.
2. רמת חיים גבוהה מהסביר ביחס לרמת השכר שלו ( טיסות רבות לחו"ל, רכב יקר, פרטי לבוש יקרי ערך ומקום מגורים).
3. עובד שמקפיד להיות "מתחת לרדאר"- לא מבקש העלות שכר, לא מעורב בקונפליקטים בעבודה וכדומה.
4. בקשת הלוואות פעמים רבות.

7. פיזור סמכויות בעלי תפקידים:

סיכון למעילה גדל ככל שגדלה הרשאתו של עובד לביצוע פעולות וככל שהבקרה על פעולות אלו קטנה. היינו, ככל שיש באפשרות העובד לבצע פעולות מקצה לקצה בעצמו כך החשיפה גוברת, משכך חלק ניכר מהמעילות מבוצעות ע"י העובד הבודד הן באמצעות הרשאות קיימות והן באמצעות זיוף נתונים. המסקנה היא כי פיזור סמכויות והרשאות בין בעלי תפקידים מקטינה את הסיכון למעילות. למשל: בעל תפקיד שבסמכותו להקים עובד וגם לשנות את מספר החשבון שלו ללא אישורים נוספים, מחסנאי אשר מבצע את כל התהליך הלוגיסטי בטובין בעצמו, ניפוק, השמדה והנפקה, איש מכירות אשר מבצע את המכירה, מספק את המוצר לבית הלקוח ובאפשרותו גם לבטל את ההזמנה ללא אישורים נוספים.
בפיזור הסמכויות לביצוע פעולות תופס חלק אינטגרלי ניהול ההרשאות הטכנולוגיות במערכות המידע בארגון. יש להקפיד כי הגבלה ופיזור סמכויותיהם של עובדים בנהלי החברה יעלו בקנה אחד עם הגבלת פעולות במערכות המידע.

8. הקמת קו חם:

פתיחת אפשרות העברת מידע מצד עובדים, מנהלים וגורמים חיצוניים באופן אנונימי במטרה לחשוף אי סדרים, מעילות ועבירות פנים ארגוניות נמצא כדרך אפקטיבית לאיתור מעילות.
שימוש בכלי זה כמנגנון אשר נותן הגנת אי חשיפה למתלונן בדרך של פניה אנונימית מגדיל את הסיכוי לקבלת תלונות וחקירתן.

9. בקרות תרגול סמויות:
יצירת בקרות פתע ובקרות סמויות לבדיקת תגובת עובדים לתרחישים שונים, ניתוח ממצאים והצגתם לצורך הגברת מודעות וערנות.

מאמרים נוספים

בדיקת פוליגרף

הפוליגרף בראי ההיסטוריה

לאורך ההיסטוריה זכורות היטב שיטות שונות לאבחון השקר, חלק המשיטות כבר אז הסתמכו על הפיזיולוגיה וחלק מהשיטות הסתמכו על הפסיכולוגיה, והיו גם שיטות אשר יתכן

קרא עוד »
סגירת תפריט