קביעת נהלי עבודה

במשך השנים נחשפתי לחקירות רבות אשר נוהלו בחשד לגניבה ממעסיק, בלשון החוק, גניבה בידי עובד.

חקירות רגישות במיוחד משתי סיבות, האחת, הן כוללות את משבר האמון הכול כך רגיש, ושתיים, הן מלוות במקרים רבים ביצירת נזק כלכלי אשר גורם לאבדון מוחלט של הארגון ובעליו.

חלק ניכר מחקירות אלו נגעו למעילות עובדים בעולמות הלוגיסטיקה, עולמות תוכן בעלי תהליכי עבודה סבוכים, שרשראות אספקה מורכבות, ליקוט, ניפוק, שינוע, קליטה, גריטה וכדומה.

כך למשל, לפני מספר שנים, בחברה גדולה בתחום מוצרי החשמל, במהלך ספירת מלאי התגלה חוסר של כ-3,000 פריטי הרכבה יקרי ערך אשר עלותם הכוללת נאמדת על כ-1.5 מיליון ₪. ממצאי החקירה העלו כי מנהל המחסן הלוגיסטי באותה חברה חיתן את בתו באירוע יקר במיוחד באותה השנה, בתו הכלה התקשתה להמציא תיעוד על התשלום לאולם השמחות שנאמד ע"ס כ250 אלף ₪ וחקירה העלתה כי לבעל אולם השמחות יש אח ולו חברה העוסקת בגריטת ציוד לוגיסטי, מנהל המחסן נחקר ארוכות ולבסוף הודה בהוצאת הציוד ומכירתו לעבריין בעל חברת הגריטה.

גילוי העבריין הוא לא הדבר החשוב במקרה זה, לאחר הודאתו של מנהל המחסן ההפתעה הייתה גדולה משאפשר היה לצפות, במהלך השנים נמצאו הן במהלך העבודה הרגיל והן במהלך ספירות מלאי חוסרים ואבדנים (דבר שבשגרה לעוסקים בתחום הלוגיסטי), מנהל המחסן התבקש אז ע"י מנכ"ל החברה לבצע תחקיר באופן אישי על כל אובדן ולאפשר מחיקה מרישומי המלאי רק לאחר אישור וביצוע תחקיר מלא ע"י מנהל המחסן, כך, במשך כשלוש שנים, נרשמו ע"י מנהל המחסן עשרות תחקירים על עצמו, תוך שהוא מתחקר אירוע שהוא בעצמו הגורם לו, תחקירים שבסיומם למרבה הפלא רישומי המלאים נמחקו והוסרו. אז, הודה מנהל המחסן כי מכר ציוד בכמויות קטנות בשל מצבו הכלכלי הירוד. ובכן, לא, זה הוא אינו שיעור על "תאוות בצע"  וגם לא "כיצד לפעול מתחת לרדאר" אלא כיצד תמיד במעילות בעולמות הלוגיסטיקה, כמעין מוטיב חוזר ועצוב במיוחד חוזרים מספר מאפיינים מעוררי זעם כדלקמן:

  • בחלק ניכר מהמקרים כאמור התגלה כי מי שאחראי למעשים הוא מי שהופקד לשמור מכל משמר על אותו ציוד לוגיסטי, מנהל המחסן או נושא משרה ניהולית-לוגיסטית.
  • באותם המקרים מגלה הסטטיסטיקה כי מדובר בבעלי תפקידים בעלי ידע וניסיון ייחודי ורב המכירים את הארגון במשך שנים ארוכות, כאלו שהארגון נשען עליהם ויש שיגידו סומך עליהם בעיניים עצומות, בחלק מהמקרים בשל חוסר ידע ובחלק מהמקרים בשל הניסיון הרב.
  • בהעדר בקרה מתאימה, הניסיון הייחודי והידע הרב מאפשרים לבעל התפקיד לצבור כוח ויכולת שליטה אשר מייצרים לו את האפשרות לגרום נזק לארגון.
  • אותו בר סמכא גם מנהל את כל הבקרה הנוגעת ללוגיסטיקה עליה אחראי, ובכלל זה, מבצע בקרה גם על עצמו, ומי מבצע בקרה לבר סמכא?.. הרי הארגון נשען עליו..
  • הסטטיסטיקה הראתה כי במקרי המעילה בעולם הלוגיסטי ספירות המלאי בוצעו באופן לא מקצועי בעליל ולא מבוקר.

לפיכך, למניעת המעילה הבאה נמליץ להקפיד על מספר כללי ברזל בבקרת מלאי והאופן בו יש לבצע ספירת מלאי:

  1. ספירת מלאי מבוצעת באופן תדיר אחת לחודש/רבעון/ חציון בהתאם להיקף המוצרים וצריכתם.
  2. ספירת מלאי מקצועית מבוצעת רק בעצירת עבודה מלאה של היחידה הנספרת למען מניעת הטעיות.
  3. ככל שספירת המלאי מתבצעת באופן מתמשך לכמה יחידות נספרות, להן מוצרים זהים ולא סיריאלים יש להקפיד על מניעת "השלמת חוסרים" בין היחידות מה שעשוי להטעות את הספירה.
  4. יש להקפיד כי הספירה תבוצע ע"י גוף סופר חיצוני.
  5. יש להקפיד כי למבצעי הספירה לא תהא היכרות מוקדמת עם היחידה הנספרת או מי מטעמה לצורך מניעת משוא פנים.
  6. יש למנות נושא משרה בכיר מצוות הנהלת הארגון או יועץ חיצוני אשר יבקר באופן יזום וללא הודעה מוקדמת את איכות ספירת המלאי ע"י בדיקת הבודק ( מהדף למדף, ומהמדף לדף..)
  7. נתגלו חוסרים בספירת המלאי הקפידו על ביצוע תחקיר ע"י גוף חיצוני ולא ע"י המנהל תחתיו מנוהל החוסר.
  8. במהלך ספירות מלאי של ציוד יקר ערך מומלץ לשים לב לתנועה חריגה אל מחוץ לחברה, יציאות דחופות מצד הגורמים המעורבים בספירה, אי הגעה פתאומית או דחיית מועדי הספירה.

מאמרים נוספים

בדיקת פוליגרף

הפוליגרף בראי ההיסטוריה

לאורך ההיסטוריה זכורות היטב שיטות שונות לאבחון השקר, חלק המשיטות כבר אז הסתמכו על הפיזיולוגיה וחלק מהשיטות הסתמכו על הפסיכולוגיה, והיו גם שיטות אשר יתכן

קרא עוד »
סגירת תפריט